Uno de los principales requerimientos al momento de comenzar a diseñar un stand es conocer el espacio físico del que se dispone, para adaptarlo de la manera más adecuada a los servicios que los participantes quieren exhibir.

Dos de los factores más relevantes al momento de definir el tamaño del stand son la superficie del recinto donde se llevará a cabo el evento y el presupuesto con el que se cuenta. Siempre se debe tener presente la capacidad del lugar, pues de nada sirve destinar gran cantidad de recursos para instalar un stand de vastas proporciones si el sitio no lo permite. Además hay que considerar el tipo de evento, su duración, el producto o servicio en exposición y la cantidad de personas que atenderá a los visitantes.

En ferias y expos que abarcan varios días es recomendable el uso de stands modulares, también llamados “institucionales”, pues son mucho más versátiles en cuanto a tamaños y capacidad visual. Utilizar un stand modular es una gran inversión por sus grandes ventajas ya que son resistentes, ligeros y reutilizables. Consisten en una perfilería de aluminio mate anodizado, lo cual lo protege de la oxidación.

Los stands institucionales suelen medir 3 m de largo, 3 m de ancho y 2.5 m de alto, que son las medidas del módulo estándar en los eventos americanos, sin embargo esta clase de stands se adapta a la capacidad requerida, la cual se puede calcular al sumar el espacio ocupado y el espacio útil.

El espacio ocupado es el necesario para los objetos en el stand (vitrinas, libreros, mesas, sillas, productos), mientras que el útil o abierto es el que está disponible para la circulación de las personas.  En general, se necesitan 9 metros cuadrados libres por cada persona que atienda el stand.

Para conocer la cantidad ideal de personal hay que tomar en cuenta el número de visitantes que acudirán al stand en las horas activas (aquellas donde haya más visitas) e inactivas, así como la cantidad de clientes con las que se quiere contactar al finalizar el evento. En promedio, un vendedor puede atender diez personas en una hora, así que si se quiere llegar a  300 personas al día en 10 horas, serán necesarios tres vendedores. Si se toma en cuenta el mínimo de metros cuadrados libres por persona, se obtiene un total de 27 metros cuadrados.

Esta es una forma de calcular el espacio ideal del stand en términos generales. Así como son múltiples los factores que determinarán su tamaño, también lo son los que definirán el éxito del mismo, por lo que se recomienda no apostar toda la estrategia en la dimensión del stand.